第一節 儀表風度禮儀
一、儀容禮儀
（一）頭發修飾
1.男士發型。應體現出傳統、莊重、得體、自然的風格。
2.女士發型。應體現出莊重、典雅、大方、秀美的風格。
3.頭發清潔。勤於洗發,勤於梳理。頭發要整潔、發型要得體
（二）麵部清潔
注意勤洗臉，注意保持麵部美觀整潔
1.保持眼睛衛生。無眼屎，無睡意。眼鏡端正，清潔明亮。
2．保持鼻腔衛生。鼻孔千淨，不流鼻涕，不露鼻毛。
3．保持耳朵衛生。耳朵內外千淨，無耳屎，修剪耳毛。
4．保持嘴部衛生。應保持牙齒清潔，口腔不出異味
經常修剪、洗刷指甲，不讓汙垢殘存。
辦公時間，不宜戴手鏈、手鐲等。
（三）手部美化
（四）正確化妝
工作時略施淡妝，會顯得端莊美麗、穩重大方。
化妝的基本原則：美化；自然；得法；協調
化妝應注意以下細節：不當眾化妝；不在異性麵前化妝；不因化妝太濃、太重而妨礙別人；不要使妝麵出現殘缺；不借用別人化妝品；不評論別人的化妝。
二、著裝禮儀
在人際交往中，著裝在一定程度上反映一個人的閱曆修養、文化品位和審美情趣，也體現著所在民族的習俗、社會的風尚、個人的地位和身份等，是個人禮儀的重要體現，也是事業成功者的基本素養。
高校機關幹部著裝應重點注意麵料、色彩、款式的選擇，正確區別不同場合，掌握佩飾藝術，體現性別差異等。
正確選擇麵料、色彩和款式
1.選擇麵料
純棉、純毛、純絲、純麻的麵料。
2.選擇色彩
應考慮對周邊環境所產生的作用，掌握搭配技巧。穿著正裝，應遵循三色原則。著正裝時，還應注意正裝的基本色彩。
3.選擇款式
應考慮TPP原則和各種不同場合的不同要求。
正確適應場合
1.公務場合著裝
工作時間應著職業裝，不允許穿牛仔裝、運動裝、沙灘裝、家居裝等。
2.社交場合著裝
出席較為隆重、正規的社交場合。女士應突出時尚個性，可穿套裝或民族服裝，顏色以高雅豔麗為宜。男士可穿顏色深一點的西裝，加上白色襯衣和顏色協調的領帶。
參加悲傷場合活動，著裝應簡潔素雅、嚴整肅穆。
3.休閑場合著裝
休閑場合通常是指旅遊、遊園、運動等。這些場合穿著應自然舒適、時尚瀟灑，方便實用。
機關幹部著裝要求
1.男士穿著西裝應注意以下細節：
穿單排兩扣西裝，隻扣上麵一個扣子；單排三扣西裝，可扣上麵兩個或中間一個扣子；雙排扣西裝，應將紐扣都扣上。正式場合穿西裝一般應扣上扣子，落座後可敞開。
穿西裝時，襯衣袖應比西服袖略長，襯衣領應高出西裝領1厘米左右。穿長袖襯衣係領帶，袖口不應鬆開和挽起。若不係領帶，襯衫第一粒組扣不要扣上。如係領帶，應將下擺紮在褲內。隆重場合穿西裝，襯衣的顏色最好是白色的。新西裝在穿著前，外表的商標應拆除。
冬季可在襯衣內加保暖內衣。在西裝裏麵不應穿羊毛衫。
西裝的衣袋或褲兜裏不宜裝過多東西。鋼筆、錢包、名片夾等必要物品應放在西服內側口袋，左側外胸口袋可插入裝飾用的真絲手絹，其他物品不應放入。
領帶顏色應與西裝色彩相配，以單色、深色為主。色彩和圖案不應過於豔麗。領帶不能太短，長度以尖端蓋住皮帶扣為宜，穿馬甲時，領帶應放在裏麵。
穿深色西裝、黑皮鞋時切忌配白色襪子或穿西服配運動鞋、布鞋。
2.女士著裝應注意以下細節：
在正式場合應以典稚大方的套裝為主，也可穿套裝、長旗袍。套裝顏色應以冷色調為主，上衣內穿淺色襯衣，襯衣下擺紮入裙（褲）腰內。套裝穿著要合體，袖長及腕，裙長過膝，褲長應至腳麵。與套裝、禮服、長旗袍配套的鞋子應為皮鞋，顏色以黑色、棕色為宜，高度適中。
穿著不能過於華麗和時髦，不得穿低胸、露背、露膝、太透或無袖上衣；不得穿前衛緊身裝、牛仔裝、超短裙、吊帶裙等。不得內長外短暴露內衣，切忌內衣外穿。切忌全身五顏六色，過於花哨。穿裙裝襪筒口不能露在衣裙外；不可穿健美褲代替襪子。切忌穿著抽絲、漏洞的襪子。不應穿鞋托和鞋跟釘鐵的鞋。鞋帶鬆了不要當眾整理。
第一節 儀表風度禮儀
掌握佩飾藝術
注意場合。上班、運動或旅遊，可不戴或少戴首飾。高檔飾品適合在隆重的場合佩戴。公務場合切忌佩戴大耳環、腳鏈等。吊唁、喪禮場合隻適合戴戒指、珍珠項鏈和素色飾品。
注意協調。佩戴金銀珠寶首飾不應超過三種，在色彩、質地上應協調一致。
注意品質。佩戴首飾時，若同時佩戴兩件或三件飾品，應使其質地相同。男士佩戴紀念章以小巧、精致為佳。
注意搭配。佩戴首飾應盡量與服裝協調。
注意季節。季節不同，所戴飾品也應不同。
注意體形。選擇飾品時，應考慮自身的形體特點，起到揚長避短的作用。
注意性別差異。男士與女士不同的是，場合越正規，佩飾就應當越少。
三、談吐禮儀
1.態度端正
2.神情專注
3.表達得體
談吐是人們運用語言表達思想、溝通信息、交流感情的重要方式，說話的內容、語氣聲態及說話時的表情、動作等。它反映了一個人的思想水平、知識修養、道德品質和語言表達能力，也是禮儀形象的重要體現。
四、舉止禮儀
舉止，是指人們的儀姿、儀態、神色、表情和動作，是一種“無聲語言”，它真實地反映了一個人的素質、受教育的水平及能夠被人信任的程度。因此，機關幹部的舉止要符合身份，適合場合，得體適度，保持風度。應坐有坐相．站有站姿，做到規範自然、穩重大方、美觀優雅、文明敬人。
（一）表情
1．眼神
如果對對方的講話感興趣時，要用柔和友善的目光正視對方的眼區，內心充溢著愛慕、友善和敬意。
如果要中斷談話，可以有意識將目光稍微轉向他處。
當對方說了幼稚或錯誤的話顯得拘謹害臊時，不要馬上轉移自己的視線，而應繼續用柔和理解的目光注視對方。
當對方緘默不語時，不應再看著時方，以免加劇尷尬局麵。
當雙方談話談得很投機時，不應東張西望，那樣會讓人認為你聽厭煩了。
2.微笑
微笑是一種健康文明的舉止，是社交場合中最富吸引力、最令人愉悅、也是最有價值的麵部表情。
微笑應做到親切自然、真誠溫馨、發自內心。
（二）站姿
站姿的基本要求是抬頭挺胸、微收下頜、雙目平視、麵帶笑容、雙肩平直舒展、收腹立腰。
男士工作中的站姿應雙腳微分，但不宜超過肩寬，雙腳平行，也可調整成“V”字形，雙手自然垂下，也可以在體前交叉或背手。
女士工作中的站姿應雙腿直立，雙膝靠攏，雙腳可調整成“V字形或“丁”字形，右手搭在左手上，貼在腹部。
站立應注意以下細節：
站立時不要有歪脖、抖腰、屈腿等不稚觀的姿態。
正式場合不要袖手、抱臂、聳肩、抖足、雙手叉腰及雙手插在口袋裏。
站累時，單腿可以後撤半步，身體重心可前後移動，但雙腿必須保持直立。
（三）坐姿
在日常工作和生活中的坐姿應是“坐如鍾”，做到穩重文雅、端莊大方。
1.男士坐姿應體現自信、豁達。坐姿主要有幾種類型：
標準式；前伸式；曲直式。
入座時，應從左邊入座。應在腿進入基本站立的姿態．後腿能夠碰到座位邊緣後，再輕輕坐下。坐定後．上體挺直．下頜微收，雙目平視，雙手分別放在膝蓋上或沙發的扶手上，也可以雙手相疊或相握。
2.女士坐姿應體現莊重、矜持。坐姿主要有幾種類型：
雙腿垂直式；雙腿斜放式。
正式場合女士入座時，應以輕盈和緩的步履，從容自如地走到座位前，從座位的左側入座，先退半步平穩地落座，坐椅麵的一半或三分之二。穿著裙裝的女士，入座時要用手先攏平裙擺，然後再坐下。落座動作要協調，聲音要輕。坐定後，兩手相疊後自然放在雙腿上。
坐姿應注意以下細節：
入座後不得半躺在沙發上。
不要蹺二郎腿，不能不停地抖動雙腿或搖擺腿腳。
女士不要等坐下後，再重新站起來整理衣裙。
不要把腳藏在座椅下或鉤住椅腿。
不要猛起猛坐，弄得座椅亂響。
女士切忌兩腿叉開，腿伸得老遠。
（四）行姿
正確的行姿應自然、優雅、大方，目光平視，身子立直，麵朝前方，挺胸收腹，兩臂自然下垂，前後自然擺動，雙腳應筆直行走，腳尖要指向正前方，腳步要從容和緩，步幅適中。行走時應保持身體平穩，使全身看起來像一條直線，表現出一個人朝氣蓬勃的精神狀況。男士應步伐矯健，顯出陽剛之美；女士則應款款輕盈，顯出柔和之美。
行姿應注意以下細節：
不要大甩雙臂、左搖右擺，給人以輕浮、不穩重的感覺。
不要低頭，給人不自信或不安全的感覺。
不要昂頭，給人以自傲和目中無人的感覺。
不要東張西望，左顧右盼，以免引起旁人的戒備之心。
不要落腳太重，發出“咚咚”聲，不要鞋跟釘鐵掌。
切忌順拐或“內八字”和“外八字”。
第二節 日常辦公禮儀
一、握手禮儀
（一）握手的時機與場合
重點講一下不應該握手的場合：
對方手部有傷。
對方手裏拿著較重的東西。
對方忙著別的事，如打電話、用餐、主持會議、與他人交談，等等。
對方與自己距離較遠。
雙方所處環境不適合握手。
（二）握手的先後順序
在握手時．應注意先後順序，不能貿然行事。
1.一般情況下的順序
年長者與年幼者握手，年長者應首先伸手。
長輩與晚輩握手．長輩應首先伸手。
老師與學生握手，老師應首先伸手。
女士與男士握手，女士應首先伸手。
已婚者與未婚者握手，已婚者首先伸手。
社交場合的先到者與後來者握手，先到者應首先伸手。
職位、身份高者與職位、身份低者握手，前者應首先伸手。
2.一些特殊情況的順序
社交場合同時與多人握手，應講究先後次序，應先尊後卑，先女
後男，先近後遠，依次進行。
公共場合握手，伸手的先後次序主要取決於職位、身份。
接待來訪者時，主人應首先伸手與客人相握；客人告辭時，則客
人應先伸手與主人相握，前者是表示“歡迎”，後者則表示“再見”。
（三）握手的方式
握手的標準方式，是雙腿立正，上身略向前傾．伸出右手，四指並攏，拇指張開與對方相握。握手時用力要適當，時間要適度。
（四）握手的手位
單手相握
雙手相握
握手應注意以下細節：
與他人握手的時間不宜過短或過長，一般應在3秒鍾內，握手時間過短，會有輕蔑之嫌；握手時間過久，會有虛情假意之嫌，對異性則被懷疑為非分之想。
與親朋好友握手時，所用的力度可以稍大一些；而在與異性及初次相識者握手時，則應適當減輕力度。
多人同時握手時應按順序進行，切忌交叉握手。
不應戴著墨鏡、口裏嚼著口香糖等與別人握手。
握手不能用左手（右手有殘疾者除外）。
握手時男士要摘手套，摘帽子，但女士如帶著薄絲紗手套，則
不必摘下。握手後不要立即揩拭自己的手掌。
握手時不要將另外一隻手插在衣袋裏或拿著東西不肯放下。
握住對方的手時，不應長篇大論，也不要與其他人交談。
通常情況下，不能拒絕與對方握手，但如手上有水或不幹淨
時，應謝絕握手，同時必須解釋並致歉。
二、介紹禮儀
（一）自我介紹
自我介紹應注意以下細節：
應在對方有空閑，而且情緒較好，又有興趣時，進行自我介紹。當發現對方沒有結識興趣時，趕緊打住，以免自討沒趣。
應主動打招呼問好，然後說出自己的姓名、身份；也可以一邊與對方握手，一邊作自我介紹；還可以利用名片、介紹信加以輔助。
態度應親切自然、友善隨和。應做到簡約、得體，切忌囉嗦。應實事求是，不可自吹自擂，誇大其詞。
（二）他人介紹
應注意以下細節：
在介紹之前，應先征得被介紹者同意後再介紹；尤其是將女士介紹給男士時，應先征得女士的同意後再介紹。在被詢問是否有意認識對方時，一般不應拒絕，而應欣然應允。實在不願意讓別人介紹時，則應說明理由。
在介紹時，應先向被介紹的雙方打招呼，雙方應起身或欠身，以表示相互尊重。
介紹後，雙方應趨前主動伸手與對方握手，可寒暄幾句，還可以相互交換名片。
介紹時應注意順序，應先將年輕的介紹給年長的、將職位低的介紹給職位高的、將客人介紹給主人、將男士介紹給女士。
介紹時，應簡要說明被介紹人所在單位、職務、業務範圍等有關情況。
介紹時，應注意自己的體態，舉止要端莊得體，麵帶微笑，目視對方，不能背對任何一位。介紹時應用手示意，但不可用手指頭指指點點。
在宴會、會議桌上，介紹者和被介紹者可視情況不必起立，被介紹雙方可點頭微笑致意。
介紹後，不要馬上離開，應略停片刻，引導雙方交談後再離開。
（三）集體介紹
應注意以下細節：
應注意用規範、準確的措辭，不要用簡稱或易生歧義的簡稱；不要開玩笑、捉弄人。
在演講、報告、比賽、會議、會見時，隻需要將主角介紹給大家。
若一方人數較多，可采取籠統介紹的方式。
當被介紹者雙方地位、身份大致相似時，應先介紹人數較少的一方。若被介紹者雙方地位、身份存在差異，雖人數較少或隻一人，也應將其放在尊貴的位置加以介紹。
若被介紹的不止雙方，需要對被介紹的各方進行位次排列。應注意越是正式、大型的交際活動，越需注意介紹的順序。一般的排列方法是：以其負責人身份為準；以其單位規模為準；以抵達時間的先後順序為準；以座次順序為準；以距介紹者的遠近為準，等等。
三、稱呼禮儀
（一）稱呼種類
1.職務稱呼。例如：“部長”、“王部長”、“王濤部長”
2.職稱稱呼。例如：“教授”、“劉教授”、“劉濤教授”
3.行業稱呼。例如：老師、教練、醫生
4.性別稱呼。例如：“女士”、“先生”
5.姓名稱呼。例如：“劉德華”、“德華”、“小劉”
（二）稱呼次序
一般情況下，同時與多人打招呼，應遵循先長後幼、先上後下、
先近後遠、先女後男、先疏後親的原則。
四、致意禮儀
（一）致意方式
1.點頭致意
2.鞠躬致意
3.鼓掌致意
4.舉手致意
（二）致意規則
1.男士應先向女士致意。
2.年輕者應先向年長者致意。
3.下級應先向上級致意。
五、名片禮儀
（一）名片的內容
名片通常印有姓名、職務、職稱、社會兼職、工作單位、通訊地址、郵政編碼、辦公電話、住宅電話、手機號碼、傳真號碼等，使對方看到名片一目了然。印製個人名片，職務、職銜不應超過兩項，頭銜過多則有自我賣弄、炫耀之嫌。
（二）名片的放置
名片應放置在較為精致的名片夾裏。男士在穿西服時，可把名片夾放在左胸內側的口袋裏。不穿西服時，名片夾可放置在自己隨身攜帶的小提包裏，不要把名片放置在腰部以下位置。
第二節日常辦公禮儀
（三）名片的遞送
由職位低的先向職位高的遞名片；男士先向女士遞名片；晚輩先向長輩遞名片。當對方不止一人時，應先將名片遞給職位高或年齡較大者；如果分不清職位高低和年齡大小時，應由近到遠。
遞送名片時，應麵帶微笑，雙目注視對方；如果坐著，應當起身或欠身。將名片正麵朝向對方，用雙手的拇指和食指分別握住名片上端的兩角送給對方，並說“這是我的名片，請多關照”等寒暄語。如果自己的姓名中有生僻的字，應將自己的名字讀一遍。
不要用手指夾著名片給人，切勿用左手遞交名片。
不要將名片背麵對著對方或是顛倒著對著對方。
不要將名片舉得高於胸部。
（四）名片的接收
接收他人名片時，應盡快起身或欠身，麵帶微笑。用雙手接住名
片的下端兩角，仔細看一遍，並說“謝謝”、“認識您很高興”等寒暄
語。然後再放入上衣口袋。
如果接受了對方名片而自己沒帶，則一定要向對方解釋。
與多位客人見麵時，可暫時將接收的多張名片放在自己桌前排列
好，以便提示自己。放在桌上的名片上麵不應再放其他物品，會談或宴會結束時一定要帶上，不要遺忘。
（五）索要名片的方法
向對方提議交換名片。
主動遞上本人名片。
向尊長索取名片，應用“今後如何向您請教？”
向平輩或晚輩索要名片，應用“以後怎樣與您聯係？”
六、引見禮儀
在引導客人時，通常應走在客人左前方與客人保持一定距離，忌把背影留給客人。
在引導客人的同時，可以隨機講一些得體的話或介紹一下本單位的概況，不應隻顧悶頭走路。
在進領導辦公室之前，應先輕輕叩門，得到允許後方可進入，切不可貿然闖入。叩門時應用手指關節輕叩，不可用力捶打。
進入辦公室後，應先向領導點頭致意，再把客人介紹給領導。介紹時需注意措辭，應用手示意，但不可用手指指著對方。
在領導起立或與客人告別後，再引導客人走出辦公室。出門後應輕輕把門帶上，切忌關門用力過重。
七、遞接物品禮儀
在遞物時，應雙手遞，以示對對方的恭敬與尊重。如果是文件、
名片等，應將正麵朝向對方；如是尖利的物品，應將尖利一方朝向自己，而不應指向對方。在接物時，應雙手接，對接過來的物品要表示關注，同時要點頭示意或道謝，不能漫不經心。
八、行進禮儀
（一）道路上行進
要按慣例自覺走在右側一方，不可逆行左側一方。
要與他人保持適當距離。兩人並行路，不要把手搭在對方肩上；走廊內不要多人並行；在路上不要多人攜手並肩行走，造成堵路。
第二節日常辦公禮儀
在行走時，應體現“女士優先”的原則，男士應禮讓女士進出大門和走廊；上下車時，男士不應搶在女士前麵。
多人行進，尊者應位於前麵或中間，兩人行走尊者應位於右側。
（二）上下樓梯
上下樓梯均應靠右單行行走，不應多人或並排行走。
為人帶路上下樓梯時，應走在前麵。
男性與長者、異性一起下樓梯時，如果樓梯過陡，應主動走在前麵，以防對方有閃失。
上下樓梯時，既要注意樓梯，又要注意與身前、身後的人保持一定距離，以防碰撞。
九、乘電梯禮儀
乘電梯時，先按一下電梯口的上下按鈕，站到電梯的一側。
電梯到達後，應先出後進，不要爭先恐後，要遵循“尊者為先”的原則，晚輩禮讓長輩，男士禮讓女士，職位低者禮讓職位高者。如果與尊長、女士、客人同乘電梯，要視電梯類別，有人管理的應後進後出；無人管理的應先進後出，以便控製電梯。應盡量把無控製按鈕的一側讓給尊長者和女士。
在商場、機場或娛樂場所乘自動扶梯一般站在原地順其行進方向上下，並自覺靠向右側，給有急事的人留出一條通道。
1、雙排五座轎車
2、三排七座轎車
3、吉普車
4、多排座轎車
在公務接待中，除了注意車輛的正常座次排列外，還需要把握以下幾點：
1、乘座主人駕駛的轎車時，最重要的是不能讓前排空著。一定要有一個人坐在那裏，以示相伴。
2、由專人駕駛車輛時，副駕駛座一般也叫隨員座，通常坐於此處者多為隨員、秘書、譯員、警衛等等。從安全角度考慮，一般不應讓女士坐於副駕駛座，孩子與尊長也不宜在此座就座。
3、必須尊重嘉賓本人對轎車座次的選擇，嘉賓坐在哪裏，則哪裏即是上座。
十一、電話禮儀
（一）撥打電話
1.時間選擇
2.表述得體
3.舉止得體
（二）接聽電話
1.及時接聽
2.文明應答
3.做好記錄
（三）代接電話
1.禮貌相待
2.尊重隱私
3.準確記錄
4.及時轉達
（四）使用手機
1、遵守秩序
不應在一些公共場合，尤其是樓梯、電梯、路口、人行道等人來人往之處旁若無人地使用手機。
不應在需要保持寂靜的公共場所，如：音樂廳、美術館、展覽館等場所使用手機，必要時，應關機或置於靜音狀態。
不能在聚會期間，如：開會、上課等場所使用。
2、注意安全
不要在駕駛車輛時使用手機，以防發生車禍。
不要在油庫等不允許的地方使用手機，以防爆炸。
不要在飛機上使用手機，以免幹擾導航係統。
3、注意禮節
手機隻是一種通信工具，不應在眾人麵前有意擺弄和炫耀。為方便他人與你聯係，應盡量不停機、關機，也不要不接電話。改換電話號碼後應及時通知朋友、同事，以便與你聯係。
十二、信函禮儀
（一）介紹信
介紹信主要分三種：普通介紹信、印刷介紹信和帶存根介紹信。
應注意以下細節：
要填寫被介紹者的真實姓名、身份，不得冒名頂替。
接洽和聯係事項應寫得簡明扼要，不寫無關內容。
應經領導過目或在存根上簽字，以示慎重負責。
重要的介紹信應有存根或底稿，存根或底稿的內容應同介紹信正文完全一致，並由開具介紹信的人認真核對。存根或底稿要留存備查。公章應蓋在騎縫線上。
書寫應工整，不能任意塗改。如有塗改，塗改處必須加蓋公章。否則，對方可以不予接待。
（二）證明信
證明信分為三類：1.以組織的名義所發的證明信;2.個人證明某人、某事真實情況的證明信;3.隨身攜帶的證明信。
證明信應注意以下細節：
證明信有時是作為結論根據的，因此，寫證明信時，態度要嚴肅認真、實事求是。對被證明的人或事，須有清楚的了解才可以書寫。
證明信的語言應十分準確。不應有半點誇飾，應果斷明白，不應模棱兩可。不應用鉛筆、紅色筆寫。如有塗改，必須在塗改處加蓋公章。
任何類型的證明信都要蓋章。應留有存根，以備查考。證明信郵寄時，應予登記，並用掛號郵寄，以免遺失
（三）賀信
賀信主要分:上級單位對下級單位或所屬職工、群眾發出的賀信;同級單位之間的賀信；下級單位、職工給領導機關的賀信；對重要領導人、科學家、藝術家壽辰的賀信等。
賀信應注意以下細節：
祝賀應充滿感情色彩，給人以鼓舞力量。
內容應實事求是，評價成績應恰如其分。
賀信通常可直接寄給對方，也可以通過新聞媒介傳播。
（四）感謝信
感謝信應注意以下細節：
應把被感謝的人物、事件準確地敘述清楚，使對方能夠回憶得起來，組織上也能具體地了解是什麼人、在什麼時間、什麼地點做了什麼好事，有什麼好的影響。
在敘述的過程中，應懷著感激的心情加以議論和恰當地評價，突出其深刻的含義。
表示感謝應符合雙方的身份，如年齡、性別、職業、境遇等等。特別是應根據時方的具體情況表示謝意，感情應真誠、樸素，內容應符合實際。
感謝信可寄給本人或單位，或通過新聞媒介傳播或做牆報張貼。
(五)請柬
請柬，也叫請貼，是一種專門邀請客人參加某項儀式或典禮的禮儀性文書，發送對象一般都是上級領導、知名人士、兄弟單位代表等，與主人是賓主關係，而非上下級關係或管理與被管理關係。
1．固定格式請柬。既可以按統一格式批理印製，也可以用市售的具有統一格式的請柬填發。這類請柬應當有信封，以示鄭重。請柬的行文一般不用標點，也不提邀請對象姓名，而是將其姓名寫在信封上。最後填寫主辦單位名稱，也可由主人簽名。
2．撰擬格式。即根據活動的具體要求和對象的實際情況，親筆擬寫或專門打印的請柬。
（1）標題。隻寫“請柬”二字，居中。
（2）稱呼。寫明對象的姓名。如發給單位的，則寫單位名稱；
（3）正文。寫明活動目的、內容、形式、時間、地點等。
（4）具名，以單位名義邀請的具單位名稱並蓋單位公單，以示鄭重，以領導人名議發出的請柬，由領導人簽署，以表誠意。
（5）時期。寫上邀請日期。
（六）邀請函
１.標題：邀請函的標題，可以直接是文種，也可以是事由＋文種或會議名稱＋文種組成。標題居中書寫，長句可分行居中書寫。
２.稱謂：可以是單位也可以是個人。稱謂一般在標題下麵空一行頂格書寫。
３.正文：正文的主體內容應包括：會議或活動的背景、意義、邀請的原因、活動的內容、會議安排等。信首問候語和信末問候語要單獨成行成段。
４.落款：可以是單位也可以是個人。如果是個人，在姓名前麵要加上職務。位置在正文右下方適當位置，一般情況下最後一字右空四格。
５.成文日期：在落款下方。
（七）便條
便條應注意以下細節：
書寫宜謹慎
語言應規範
紙筆有選擇
保管要認真
十三、公文禮儀
公文是各級各類機關、企事業單位、社會團體實施管理、組織運行的基本工具、基本手段。在這裏主要講一下我校各部門辦理公文中經常遇到的一些問題及注意事項。
（一）公文的種類
常用的公文有9種，分別是決定、通知、通報、報告、請示、批複、意見、函和會議紀要等。黨的公文中規定也是較常用的文種。
（二）我校的公文製發程序
主辦單位擬稿和有關單位會簽→學校辦公室審核（包括秘書核稿、學校辦公室負責人審核）→學校領導簽發→編號登記→製文（包括排版、校對、印製、具印）→用文（包括發送、上網）與歸檔。
（三）我校對主辦單位擬稿和有關單位會簽的要求
1．主辦單位根據工作需要，按照公文格式的有關要求擬製文稿，文稿一般采用打印方式。
2．公文文稿在送學校辦公室審核前，主辦單位要認真填寫“發文簽批單”的相關內容。
3．若文稿中有涉及其他單位職責範圍內的事項，由主辦單位負責協調有關部門進行會簽，取得一致意見後方可行文。意見一致後，會辦單位負責人在發文簽批單上簽字。
4．除因時間緊急，並征得學校辦公室同意外，主辦單位不得直接將公文文稿送學校領導簽發。
（四）公文擬稿的要求
1.把好總體結構關
有些文件要加引文（即通常說的加“帽）；
正文避免成附件（如印發管理製度、公布名單等）；
有附件的要在正文後加附件說明；
有些文件要加附注（如有的公文要注明聯係人和電話等）；
結構層次的表示方法要規範，一、二、三、四、五級標題（或內容）的序數分別用“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”、“①”。層級序數有時可以缺級使用，但不可顛倒使用。還有一種情況是允許的，即低級序數打通全文。
2.把好政治問題關
要正確處理公文中涉及的政治問題，尤其外事、港澳台工作方麵的公文，政治概念要準確。
3.把好法律法規關
尤其是勞動人事、資產財務、學生管理（學籍管理、處分等）、招標、基建、後勤、產業等方麵的公文，內容和提法要符合憲法、法律的規定。
4.把好學校政策關
公文內容不可與學校現行政策製度相矛盾，公文應保持政策的連續性、一致性。要明確規定何時生效，解釋權歸誰。要審核政策規定是否涵義明確，有無漏洞，是否切實可行，具體操作是否存在問題。
5.把好內容文字關
公文是一特殊的文體，其語言風格最突出的特點是準確凝練、莊重平實、規範簡潔、通俗易懂。要防止出現以下問題：一是模棱兩可、發生歧義；二是褒貶不當，形容過頭，不實事求是；三是拖泥帶水、冗繁累贅；四是使用修辭手法，帶有感情色彩，有失莊重；五是對人名、地名、機關名稱、專有名詞、縮略語等用法不規範，人名、單位名稱排序不規範；六是涉及政治、經濟、改革等方麵的用詞與國家提法不一致；七是半文半白，使用生僻字；八是使用尚未被群眾普遍接受的新名詞、新提法，等等。
6.把好附件資料關
附件說明和附件資料的名稱、順序要完全一致；附件資料是公文不可缺少的部分，同樣要按照對正文內容的要求進行擬稿，其中常有圖表，更需仔細核查。
7.把好引文數字關
引用公文內容必須絕對忠於原文，不得改動。引用公文對某項政策的規定應全麵，相關聯的內容要一並引用，不能斷章取義。
數據數字一要嚴守學校規定，二要遵守國標規範。
8.把好標點符號關
標點符號的用法要規範，要符合國家標準；公文中一般不用歎號、問號、省略號等表示感情色彩的標點；公文標題除書名號以外，一般不用標點；表示結構層次的標點符號從大到小依次為分號、逗號、頓號，不可亂用。
一、接待工作的特征與原則
接待，即招待。在一般情況下，它所指的是對於前來洽談工作、參觀學習、巡視檢查或是進行訪問的團體或個人表示歡迎，給予其照顧，安排其活動，以及在此期間予以對方以應有的禮遇。
接待禮儀的一大特征，就是要求專司其職的接待人員在接待工作之中，應明確地樹立禮賓的意識。
接待禮儀也有一個綱，抓住了這個綱，就可以綱舉目張，做好接待工作。具體來說，接待禮儀的這個綱，就是他的兩項基本原則，即節儉務實與與人方便。
二、如何做好接待工作
1、接待工作的任務處理
（1）明確接待任務
接受接待任務通常得有幾種形式：領導指示、電話或傳真。
一定要了解來賓單位、名單、來訪時間、停留時間、來訪目的、來訪
要求以及來賓人員的職務、性別、民族、聯係人、聯係電話等等。
（2）彙報審批接待內容
辦公室主任對《批閱單》簽署擬辦意見，報主管校領導批示。根
據領導批示意見通知相關部門，明確接待分工，做好接待準備。如果是
上級重要領導來校還要通知地方政府等部門。
2、接待工作的前期準備
（1）製定接待方案
接待方案的內容包括：接待日程安排、接送站安排、住宿安排、
宴請安排、會務安排、用車安排、參觀考察、宣傳報道、紀念品發放、
環境衛生、醫療保衛及返程票的預定等。
（2）召開相關部門協調會
根據接待方案內容，由主辦單位召集相關單位召開協調會，主要
任務是讓協辦單位明確任務，加強協調配合。
（3）住宿準備
首先根據來賓級別確定住宿的賓館級別和住宿房間的標準，根據來
賓的人數確定預留房間的數目；其次要認真檢查房間設備，對房間的衛
生、物品配備提出具體要求；再次根據來賓級別，提前告知賓館那些房
間需要準備洗漱用品、鮮花、果盤等物品。
（4）宴請準備
提前在各酒店預留相應宴會房間。並根據我們的接待標準對酒店提
出相應的要求。在宴請前半天到酒店檢查各項要求落實情況。
（5）車輛準備
根據來賓人數預先留足接待所需車輛，並要求駕駛員提前保養好
車輛，保持車內整潔，並準備1－2輛值班車，以便工作人員使用。
（6）相關材料準備
製定接待指南：日程安排、住宿安排、生活指南、安全提示等。
（7）會場及會務工作準備
（8）參觀考察工作準備
①校內參觀：堅持展示學校形象及辦學實力的原則。
②校外參觀考察，原則上一般不安排，但對於重要客人或應客人
之需，也可以安排到城市周邊旅遊區、勝利油田生產現場等地參觀。
（9）宣傳報道、安全保衛、醫療等事項準備
（10）紀念品準備
3、接待工作的過程控製
一是選擇好迎賓人員。
迎賓要以少為佳，但應包括負責人員、對口人員、陪同人員。負責人員應在身份上、職位上與來賓特別是主賓大體相似，或是在專業、部門上對口。
二是要明確地點。迎接地點大致有三種情況：
（1）交通工具停靠站；
（2）來賓臨時下榻之處；
（3）學校的辦公地點門外。
三是要充分準備。
製作接站牌，牌子要正規、整潔，字跡要大而清晰，盡量不要用白紙寫黑字，讓人感到晦氣。
四是要明確時間。要與來賓隨時聯係，必要時也可與來賓所在單位、交通管理部門聯係，明確迎接時間。
2.住宿
客人到達下榻賓館之前，要提前對房間進行通風，提前打開空調（冬天保溫，夏天製冷），保證房間溫度適宜，擺放好接待材料、鮮花、果盤、紀念品等；到達之後，要協助客人辦理入住手續，搬運行李，盡快把客人送到房間休息。對於重要客人，可提前做好房卡，以方便客人盡快入住。
（3）膳食安排
來賓來校，原則上隻安排一次宴會，其餘在下榻酒店安排自助餐。
宴會一般安排在來賓下榻的賓館進行。
宴會應堅持對等接待的原則。
宴會菜單的安排要堅持務實節儉的原則。
宴會的形式一般有兩種，即圓桌宴會和分餐宴會。
正式宴會如果在一個場地內，同時安排兩桌或兩桌以上時，必須確定主次，突出主桌。主桌位置，一般宴會廳都有明顯標誌，橫排以右為上，離主桌位置遠近而定，近高遠低，右高左低。
主方至少要有兩人，一人是“主陪”，另一人是“副陪”。“主陪”要坐在正對門的地方，以盡地主之宜，“副陪”坐在“主陪”的正對麵，也就是靠近門口的地方。主陪右邊應該是主賓，左邊是副賓；副陪的右邊是來賓中的第三號人物，左邊是第四號人物。但在東北和西北，來賓有依次按一左一右排列的。本人比較傾向於前一種排列方式，如圖所示。
分餐宴請使用長條桌，座次排列如圖。此種方式宴請客人比較，就餐過程比較文明高雅。
以上兩種正式宴會都要擺席簽，一是顯得比較正式高檔，二是便於主客雙方能盡快找準自己的位置。
（4）召開會議
（5）參觀考察
通常在參觀時，有一名同誌打前站，另一名同誌負責引導參觀車輛、現場的車輛調度、參觀隊伍的引領和組織。兩名同誌要密切配合。
（6）送行
活動結束後應安排好送行，不能來時熱情迎接，走時冷冷清清，導致整個接待效果大打折扣。
4、接待工作的總結
活動結束，一個重要環節就是帳目結算。另外一個環節就是接待人員要對本次活動進行認真全麵的總結。
第四節 會議禮儀
一、座談會
座談是在社會交往中，存在著某種關係的各方，為了保持接觸、建立聯係、進行合作、達成交易、擬定協議、簽署合同而坐在一起進行麵對麵的討論與協商，以求達成某種程度妥協的一種形式。
（一）座談準備工作
應備好座談的場所、安排好座談的座次，並注重自己的儀表。
（二）恰談座次安排
1.座談應使用長桌或橢圓形桌子，賓主應分坐於桌子兩側。
2.若桌子橫放，則麵對正門的一方為上，應屬於客方；背對正門的一方為下，應屬於主方。
3.若桌子豎放，則應以進門的方向為準，右側為上，屬於客方；左側為下，屬於主方。
4.座談時，雙方的主談人應在自己一方居中而坐。其餘人員則應遵循右高左低的原則，依職位的高低自近而遠地分別在主談人的兩側就座。
5.舉行多邊座談時，為了保持對等，避免失禮，按照國際慣例，一般舉行“圓桌會議”。
6.若安排在會見室，安排如圖。
與外賓會談時座次：
其中A為主方，B為客方
與上級領導座談時座次：
其中A為上級領導，B為主方領導
二、簽字儀式
簽字儀式，是在合作活動中經過洽商或談判，就彼此之間進行的合作達成協議或訂立合同後，由各方代表正式在有關的協議或合同上簽字的一種莊嚴而隆重的儀式。
（一）待簽文本的準備
1.洽談或談判結束後，雙方應指定專人按談判達成的協議做好待簽文本的定稿翻譯、校對、印刷、裝訂、蓋印等工作。
2.在協議或合同上簽字的有幾個單位，就應為簽字儀式提供幾份文本。如有必要，還應為各方提供一份副本。
3.與外賓簽署有關的協議、合同時，按照國際慣例，待簽文本應同時使用賓主雙方的母語。
4.倒本，即本方保存的文本，其名稱、簽字，均應置於對方之前。
5.待簽文本通常應裝訂成冊。
（二）簽字人員的安排
1．在舉行簽字儀式之前，有關各方應預先確定好參加簽字儀式的人員，並向其有關方麵通報。
2.簽字者的人選應視文件的性質來確定，可由最高負責人簽，也可由具體部門負責人簽，但雙方簽字人的身份應該大致對等。
3.參加簽字的有關各方事先還應安排一名熟悉簽字儀式詳細程序的助簽人，並商定好簽字的有關細節。
4.其他出席簽字儀式的陪同人員，基本上是雙方參加談判的全體人員，按一般禮貌做法，人數最好大體相等。
（三）簽字場地的布置
1.舉行簽字儀式的場地，一般視參加簽字儀式的人員規格、人數多少及協議中的內容重要程度來確定。
2.場地的布置，一般是在簽字廳內設置長方桌作為簽字桌，桌麵覆蓋深綠色台布，桌後放置兩張椅子作為雙方簽字人座位，主左客右。
3.座前應陳列各自保存的文本。
（四）簽字儀式的程序
1.參加簽字儀式的人員都應注意自己的儀表、儀態、穿著打扮要整潔得體，舉止要大方自然。
2.簽字者按主左客右的位置入座。雙方其他陪同人員可站在各自簽字人身後，也可坐在簽字台的對麵。主客兩方各自以職位、身份高低為序，自中間向兩邊排列。簽字時，簽字者首先在各自保存文本的左邊首位處簽字，然後由助簽人員互相傳遞文本，再在對方保存的文本上簽字，最後由雙方簽字者起立互相交換文本。
3.雙方最高領導者及客方人員先退場，然後東道主再退場。
三、慶典禮儀
慶典活動是圍繞重大事件或重大節日而舉行的慶祝活動儀式。慶典活動必須符合禮儀規範，才能收到預期效果。
（一）慶典的類型
慶典的類型較多，可分為公務慶典和私人慶典兩大類。常見的公務慶典主要有節慶慶典、慶功慶典、開業典禮、奠基典禮、竣工典禮等。
（二）慶典的籌備
1.製定慶典活動方案
包括典禮的名稱、規格規模、邀請範圍、時間地點、典禮形式、基本程序、主持人、籌備工作、經費安排等。
2.確定參加活動的對象
通常應邀請有關領導、知名人士、行業及社區公眾代表、新聞記者參加。一旦確定人員，應當及早發出邀請，並準確掌握來賓的情況。
3.安排慶典活動程序
一般包括重要來賓留言、題字；主持人宣布活動開始；奏國歌或奏樂，介紹重要來賓；領導人致詞和來賓代表講話；剪彩、參觀活動等。
4.現場布置和物質準備
一般包括音響、音像設備，會場、舞台或現場的橫幅、標語、彩旗、鮮花、氣球等設置。需要剪彩還要準備緞帶、剪刀、手套、托盤。
5．安排接待工作
應有專門的禮賓接待人員。應安排專門的接待室，以便正式開始前讓來賓休息、交談。應有專人引導入場、簽到、留言、剪彩等。
6．安排後勤保障和安全保衛工作
三、表彰禮儀
表彰活動是機關團體對在某一領域做出突出貢獻和優異成績的人員給予表彰、獎勵或榮譽而組織的活動。
（一）表彰的籌備
1．確定表彰對象
表彰對象事先應經過一定的程序產生。
2.確定表彰形式
3.製定活動計劃
內容包括活動名稱、表彰對象、參加人員、出席和主持領導、時間地點、物質準備等。
4.安排活動程序
大體程序是：宣布開始；宣讀表彰決定；為受表彰者頒獎；奏樂和獻花；受表彰人或代表發言；領導講話。
5.準備活動現場
現場應布置得隆重熱烈，一般應有會標、紅旗或彩旗烘托氣氛。準備好頒發的物品，包括獎狀、獎牌、獎杯、錦旗、證書等。
6.搞好宣傳報道
（二）表彰的組織
1．表彰有度
對象要有典型性和廣泛的代表性。
2.組織有序
上台領獎的人員，一般應有人引導；獎品要有人遞送。
3．講究禮儀
表彰活動應遵守禮儀規範。出席表彰活動的人員應注意儀容儀表，服飾應整潔得體，授獎者和領獎者舉止應穩健大方。可以用握手、點頭、鞠躬等方式表示祝賀或致謝。
五、大型會議會務組織
會務組織工作是機關各部門的一項經常性的工作，集中體現了部門的綜合服務水平。一般情況下，大型會議組織大致可分為四個階段，即會議決策階段、會前籌備階段、會中服務階段、會議結束階段。
（一）會議決策階段
1．會議主題，即會議的指導思想。
2．會議時間及期限的確定
3．會議形式及會場的確定
4．參會人員的確定。
5．按照“以會養會”的原則，合理經費預算
（二）會前籌備階段
會前籌備工作是會務工作的基礎性工作,是會議順利進行的關鍵，也是會議取得成功的前提。
1．擬定並寄發會議通知，準確統計參會人員
會議通知是會議主辦單位發給與會單位與個人的書麵通知。會議通知的內容應簡明扼要，它應包括以下幾項：
（1）標題：重點交代會議名稱
（2）主題與內容：即會議宗旨的介紹
（3）會期：應明確會議的起止時間
（4）報到的時間與地點：對交通路線等要特別交代清楚
（5）會議的出席對象：參會人員名單及聯係方式
（6）會議要求：與會材料的準備，包括征文要求，以及費用問題。
通知發出後，會務人員應采取多種有效方式及時準確統計參會人員，掌握參會人員的聯係方式。
2．成立會務組織機構，召開會議協調會
一般需下設秘書組和行政接待組。秘書組主要負責擬定寄發會議通知和邀請，組織撰寫會議材料，製定會議須知，擬定會議議程，編排分組，布置會場等工作。行政接待組主要負責確定會議代表名單，經費預算，財務管理，賬目結算，車輛調度，接待報到，代表接送，食宿安排，醫療保健，參觀考察，安全保衛等工作。
要召開內部分工協調會，明確分工，明確任務。另外，大型會議通常由承辦部門牽頭,召集相關業務部門召開部門協調會。
3．會議材料的組織與印製
一般要包括領導講話與致辭、日程安排、會議議程、代表名冊、代表證、會議文件、服務指南等。
4．努力做好會務後勤服務工作，保證參會代表賓至如歸
（1）食宿工作
提前預訂酒店，並仔細檢查酒店的各類設備能夠正常運行。
（２）車輛工作
根據參會代表人數、會務要求等準備會議服務車輛，安排人員接站。
（３）報到工作
要根據會議要求負責代表的登記、相關費用的收取、相關會議材料、紀念品及證件的發放、返程票預定等工作，並迅速安排好代表的食宿。會務人員還應按照代表登記的聯係方式等，及時準確地的印製參會代表名冊。
（４）報道、考察工作
通知新聞單位做好會議宣傳報道工作；考察確定參觀考察路線。
5．充分考慮會議需要，合理選定、布置會場
會場的選擇，要結合開會人數、會議內容等綜合考慮，不應使其過大，顯得空曠無人；也不可使其過小，弄得擁擠不堪。
會場的布置則要根據會議的要求，有不同的布置形式。黨的代表會議會場要求樸素大方，慶祝大會會場要求喜慶熱烈，座談會會場要求和諧融洽，日常工作會議會場要求簡單實用。
（1）會場主席台布置
根據會議內容、會場規模等因素，合理設計會場主席台樣式。確定主席台就座領導名單，提前打印好台牌，根據領導職務等排好領導座次。根據中辦掌握的原則：當領導同誌人數為單數時，1號首長居中，2號首長排在1號首長左邊，3號首長排右邊，其他依次排列；當領導同誌人數為雙數時，1號首長、2號首長同時居中，1號首長排在居中座位的右邊，2號首長排左邊，其他依次排列。
將主席台領導所需會議用品擺放於桌麵，如會議議程、代表名單、文具、濕巾等。
（2）會場背景及環境的布置
會場的布置要充分體現會議的主題，既要體現出莊嚴熱烈，又要體現出祥和肅靜。
主席台背景的布置即會標，要簡明大方、標明會議主題。
會場內外條幅等宣傳標語的懸掛要達到充分體現會議主題，達到烘托會議氣氛的目的。
（3）會場設備設施的布置及檢查
會前應調試好多媒體設備、照明設備、錄音設備等設備，保障會議正常進行需要；會前全麵檢查空調係統、消防係統、供電設備等工作情況，保障會議的安全順利進行；會前試放會議所需音樂，保障音樂帶、光碟及相關儀器的正常工作，保障會議的質量。另外，根據會議需要主席台可擺放鮮花等綠色植物，以烘托會議氣氛。
（三）會中服務階段
１．做好會議的巡查工作
（１）人員巡查。相關工作人員是否已按照要求提前到場。
（２）設備設施巡查。多媒體設備、會議材料、台牌擺放等。
（３）衛生巡查。
２．做好參會代表入場組織工作
３．會場服務工作。入場前潤茶、會中續水等。
４．安排好茶歇
茶歇是為會間休息兼氣氛調節而設置的小型簡易茶話會，對於一般的大型會議而言可能不需要，中、小型會議，特別組織高層會議，會間茶歇是很重要的。
通常茶歇的準備包括點心要求、飲品要求、擺飾要求、服務及茶歇開放時間要求等等，一般不同時段可以更換不同的飲品、點心組合。大致上茶歇的分類是中式與西式。
５．做好會議記錄和錄音工作
會議記錄和錄音是會議的真實寫照，是會後行文或整理材料的依據。會議記錄包括兩大部分，第一部分是:會議名稱、時間、地點、主持人，應到人數，實到人數，記錄人。第二部分是大會交流內容，要突出重點，主要指發言討論的論點、論據、論證，各人的觀點看法、意見分歧、共識等。會議記錄一定要做到內容真實全麵、重點突出、結論明確，書麵記錄必須字跡規範、語言通順、條理清晰，格式規範。
6．編寫會議簡報
編寫簡報，應盡可能的使之準、快、新、簡。準，是要求準確無誤。快，是要求講究實效。新，是要求富有新意。簡，是要求字少篇短。
7．合影
8．參觀考察活動
（四）會議結束階段
1、形成會議文件
形成會議決議、會議紀要等專門的會議文件，以貫徹、落實會議精神，應注意兩點，一是要簡明準確地闡明事項；二是要嚴格把關。
2、處理有關材料
根據工作需要和保密製度，對有關材料該彙總的彙總，該回收的回收，該銷毀的銷毀，該歸檔的歸檔。
3、做好送行工作
4、賬目結算
5、召開總結會
得體的言談舉止、衣著打扮
因智而生的氣質
不卑不亢的處世準則
老老實實做人、踏踏實實做事的立身之本
